5 Dicas para o Outsourcing Contábil dar certo

Atualmente, as empresas estão cada vez mais empregando seus recursos no foco de seus negócios. Desse modo, as atividades administrativas são delegadas a empresas especialistas. Não é diferente com o Outsourcing Contábil.

Afinal, são muitos os motivos para tal investimento, como redução de erros e custos. Porém, depois da assinatura do contrato, tem início um trabalho em conjunto.

Isso acontece porque o time interno da contratante deve atuar em sintonia com os profissionais especializados da contratada.

Dessa forma, fica mais simples conquistar resultados melhores. Portanto, não basta transferir as responsabilidades da área.

Nesse contexto, preparamos 5 dicas valiosas! Esses conselhos são um excelente suporte tanto para selecionar uma prestadora como para aprimorar as relações já em andamento.

Como consequência, sua organização terá serviços que atendam às demandas de forma personalizada. Quer saber mais? Então confira!

1. Pesquise sobre o escritório contábil que pretende contratar

Certifique-se nos órgãos reguladores da profissão contábil sobre a autorização da empresa para funcionar. Ou seja, descubra se a candidata a assumir os serviços conta com inscrição no CFC (Conselho Federal de Contabilidade).

Além disso, o cadastro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade) deve estar em dia. Essa providência vai garantir que o escritório está habilitado.

Com uma equipe licenciada pelos devidos órgãos de classe, acontecem menos erros, e os trabalhos andam mais rápido.

Dessa forma, os líderes conseguem diminuir as despesas da companhia com as obrigações contábeis.

Também vale lembrar que experts calculam impostos devidos e a reaver. Ainda existe a montagem de estratégias tributárias mais vantajosas.

Mas não é só isso: os contadores inscritos nas entidades de controle recebem atualizações constantes. Assim, eles se adaptam a mudanças na lei com mais facilidade, o que evita multas e demais punições.

Geralmente, uma equipe especializada em Outsourcing Contábil permite que a empresa reduza seus times internos no setor. Ou seja, o departamento ganha em eficiência, mas se torna menos custoso.

2. Conheça as ferramentas disponíveis

A informação contábil é estratégica e deve ser registrada, gerida e armazenada em plataformas de tecnologia seguras.

Desse modo, procure saber se há política de proteção das informações, como backups. Mais um passo importante é que seja disponibilizado sistema ERP  de ponta.

Também é indispensável que haja atualizações frequentes, tanto sobre as leis como sobre as funcionalidades do sistema.

Nesse cenário, prefira uma interface com conexão direta entre o interior da empresa e o sistema contábil externo.

Além disso, preste atenção nas cláusulas contratuais de confidencialidade de dados. Nessa questão, as melhores empresas de Outsourcing Contábil mantêm as informações sob sigilo.

Por outro lado, quando a contabilidade é desenvolvida por contratados diretos, não costumam existir mecanismos para barrar o vazamento de dados.

Já no modelo de outsourcing, a contratante oferece segurança contra hackers, perda de arquivos e exposição de conteúdo sensível.

3. Fique atento às atividades do departamento contábil externo

Um dos mitos sobre o Outsourcing Contábil é a suposta perda de controle sobre os dados do setor. Como já explicamos no tópico anterior, é fundamental que a contratada ofereça recursos para um acompanhamento de perto das movimentações.

Lembre-se de que as informações contábeis são da empresa que adquire os serviços. Por esse motivo, a entrega da documentação nos prazos deve ser acompanhada pelo time interno.

Desse modo, é necessário definir os parâmetros de interação entre a equipe especializada externa e os funcionários diretos.

Contudo, líderes do setor oferecem alternativas tecnológicas para essa aproximação. Assim, dá para observar os trabalhos em tempo real. Desse modo, superam-se as questões de dificuldades de agenda e de distância.

4. Crie um checklist e cobre resultados

A empresa deve indicar uma pessoa  responsável pelo elo entre as informações da mesma com o prestador de serviços de Outsourcing Contábil.

Para isso, seria importante que tal colaborador realize um checklist de atividades e entregas. Dessa forma, os contratantes conseguem acompanhar relatórios, dados contábeis, balancetes, conciliações etc.

Também peça o envio de comprovantes de entrega das obrigações contábeis. Assim, a organização terá como se certificar de que a contabilidade está dentro do prazo.

Aliás, também é viável adquirir o serviço de auditoria contábil paralelamente. Com ele, erros e desvios são identificados mais rápido e com maior eficiência.

5.Estabeleça confiança e empatia

Por fim, profissionais externos e internos devem manter um bom relacionamento. Afinal, eles trabalharão em conjunto.

Por isso, tenha programas de interação entre todos os envolvidos no Outsourcing Contábil. Dessa forma, haverá mais confiança, empatia e cooperação.

Tal sintonia é fundamental para trazer benefícios com eficiência, responsabilidade e entrega de resultados.

Diferentemente de uma consultoria contábil, o Outsourcing dá diretrizes, mas a especializada assume as atividades. Dessa forma, a organização tem mais tempo para suas operações principais.

Além disso, é possível obter dinheiro novo em caixa com outros tipos de suportes: financeiro e tributário, por exemplo.

Entretanto, não existe como o sistema funcionar sem uma convergência tecnológica e das relações interpessoais dos participantes.

 Experiência e inovação

Portanto, na hora de escolher a prestadora de serviços, avalie itens como infraestrutura tecnológica, conhecimento sobre leis e profissionais experientes.

Nesse contexto, a PGBR conta com uma equipe de Outsourcing Contábil de elevada qualidade. Afinal, temos mais de 60 anos de expertise no mercado.

Desse modo, oferecemos profissionais com mais de 25 anos de carreira. Em outras palavras, nosso time está preparado para atender a empresas de todos os portes e segmentos.

Nossos serviços incluem ainda conhecimento profundo sobre legislação, regulamentação societária e tributária.

Mais um benefício é que a PGBR é a principal representante no Brasil da PrimeGlobal, uma das instituições de contabilidade mais respeitadas no mundo. Essa entidade é referência em auditorias independentes.

Além disso, disponibilizamos sistema ERP Contábil de ponta. Desse modo, gestores, diretores e funcionários internos acessam todas as atividades contábeis.

Por meio de tecnologia e conhecimento técnico, conseguimos oferecer um atendimento personalizado. Assim, temos um rigoroso cumprimento de prazos. Com esse controle, é possível ficar tranquilo com as questões burocráticas e ter mais tempo para o core business.

Quer saber mais? Então leia também nosso artigo que conta tudo sobre o Outsourcing da PGBR!