Saiba o que são metadados e a sua relevância para os negócios

O armazenamento e arquivamento de informações, quando não são corretamente realizados, podem trazer dificuldade na hora de realizar consultas, pesquisas e análises, principalmente no câmbio empresarial. Uma forma de ajudar na melhor catalogação é por meio dos metadados. 

Eles fazem parte da estrutura principal de um dado, ajudando a aprimorar o gerenciamento, sendo possível agilizar e tornar mais eficiente as tomadas de decisões. Continue a leitura para entender mais sobre o tema.

O que são metadados?

Os metadados são informações complementares que fazem parte da configuração central de um determinado dado, ajudando a detalhar mais ainda um arquivo, para que seja possível facilitar uma consulta, organização e classificação, por exemplo.

Parece complexo, não é? Mas vamos facilitar o entendimento com um exemplo prático. Ao visitar uma biblioteca, realizamos uma pesquisa de um determinado livro com informações como o título, nome do autor, ano de publicação, entre outros, em um catálogo.

Pesquisar com esses dados facilita na hora de encontrar a obra, caso contrário, você demoraria muito mais para conseguir localizar o exemplar. Isso se aplica às empresas, já que usá-los ajuda a agilizar e facilitar o manuseio de arquivos, documentos e outras informações relevantes.

Conheça os tipos de metadados

Os 5 principais tipos de metadados são:

• Estruturais: são criados baseados em uma estrutura pré-definida, como por exemplo fichas de cadastro, que servem para captação de informações e, com os dados obtidos, é possível classificá-los facilmente (por nome, endereço, idade, etc.);
• Não-estruturais: não têm como base uma pré-definição, sendo mais ampla sua pesquisa. Podemos exemplificar os textos que são criados por editores, que possuem um tamanho variável e podem conter outros dados, como figuras ou gráficos;
• Semiestruturais: são criados sob estruturas fixas, porém, são maleáveis, como por exemplo uma ficha de cadastro com um campo de observação em que a pessoa pode escrever algo (sem ser os elementos fixos da ficha, como nome, telefone, etc);
• Descritivos: esses tipos de metadados descrevem um objeto ou um recurso, o que facilita na classificação e posterior localização (os livros são bons exemplos dessa categoria, em que se descreve o título, nome do autor, ano de publicação, editora, entre outros);
• Administrativos: Aprimoram o gerenciamento do ciclo de vida de algumas informações. Data de criação, utilidade, tipo de arquivo, data de modificação, etc, são alguns exemplos.

Função e aplicação dos metadados nas empresas

Os metadados têm como função facilitar a catalogação e localização de informações. Ou seja, é algo que aprimora a gestão dos dados principais de algum documento, recurso, serviço, entre outros.

Com a utilização dos metadados, é possível encontrar de forma mais ágil alguma documentação que está arquivada ou salva em alguma pasta física ou em nuvem, já que você poderá fazer a pesquisa utilizando dados específicos para acelerar a busca.

Isso pode ser feito, por exemplo, inserindo nas metainformações o departamento de origem, data de criação, o autor, a função do arquivo/documento, entre outras coisas que permitem criar um catálogo inteligente.

Entenda a importância o gerenciamento

Informações úteis também podem ser consideradas ativos de uma empresa, e, assim como a gestão de outros setores e operações, é importante realizar um bom gerenciamento dos metadados.

Fazer isso permite que a instituição consiga compreender como é feita a geração dos dados, bem como entender como funciona o fluxo de mapeamento das informações, permitindo um entendimento antes mesmo de abrir os dados principais.

Utilizar os metadados de forma correta possibilita o cruzamento de informações de forma aprimorada, o que ajuda a entender a captação e até mesmo a operacionalização dos setores. 

Parece muito confuso, mas em resumo, podemos dizer que os metadados são informações sobre os dados principais, que auxiliam e muito na classificação, catalogação e localização de documentos importantes de uma empresa.

Sendo bem realizado, o gerenciamento desses dados abre novas possibilidades para que as decisões possam ser tomadas de formas mais precisas e facilitadas, já que a consulta a esses dados poderá ser mais simples e direcionada.

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