SPED Contábil: veja tudo que você precisa saber!

Além de pagar impostos, as empresas precisam prestar contas sobre seus tributos e operações. Isso é necessário para comprovar a veracidade de seus dados. Tal validação se dá por meio de documentos e relatórios de contabilidade. Antigamente, o nome desse processo era “Escrituração Contábil”. Contudo, desde 2007, a Receita Federal implementou um sistema eletrônico para capturar e guardar essas informações. Dessa maneira, surgiu o programa de tecnologia que hoje chamamos de SPED Contábil.

Ou seja, por meio desse software, todas as atividades contábeis podem ser executadas em ambiente online, facilitando bastante o cotidiano corporativo. Mas para que serve a contabilidade? Bem, ela ajuda a administrar os bens da empresa, a controlar as suas transações e a assegurar o cumprimento das obrigações junto ao Fisco.

Por sua vez, o SPED Contábil é um software que oferece uma alternativa mais moderna para que a contabilidade aconteça. Dessa forma, essas tarefas ocorrem em maior velocidade e com menos erros. Quer saber mais? Então leia este post e tire suas dúvidas sobre o SPED Contábil!

O que é SPED Contábil?

SPED Contábil é o nome do Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal do Brasil. Por meio dessa ferramenta, tornou-se possível remeter os dados para o Fisco pela internet.

Esse programa ajudou a ampliar a segurança do armazenamento e, simultaneamente, a velocidade dos envios de dados. Para se ter uma ideia, antes de a solução começar a rodar, as informações tributárias de uma empresa tinham de ser transmitidas para diversos órgãos fiscalizadores diferentes. Ou seja, eram necessários protocolos contábeis específicos para municípios, governos estaduais e União.

Portanto, não se pode negar os imensos avanços proporcionados pela inovação, com um cenário bem menos burocrático, algo extremamente positivo para o planejamento financeiro.  Afinal de contas, sabe-se com mais antecedência e precisão quais serão os custos com o Fisco.

Como é o processo de entrega desse documento digital?

Portanto, o SPED Contábil, também chamado de ECD (Escrituração Contábil Digital), é o programa eletrônico que sucedeu a Escrituração Contábil antiga. Antes desse software, os procedimentos aconteciam por meio de fichas e formulários de papel. Assim, todos os relatórios de contabilidade foram convertidos em formatos online.

Esse é o caso do Livro Razão, do Livro Diário, dos balanços e das fichas de lançamentos. Mas como utilizar a ferramenta? Muitos gestores ainda têm dúvidas sobre isso.

Primeiramente, é preciso baixar a solução no site da Receita Federal. Em seguida, a empresa contribuinte deve pagar uma taxa de autenticação de sistema. Além disso, é preciso contar com um certificado digital, uma espécie de assinatura eletrônica para pessoas jurídicas.

Esse documento virtual funciona como a identidade da organização no meio online. Por meio desse registro há garantia da autenticidade das operações.

Se por um lado o SPED Contábil simplificou a rotina nas empresas, por outro ele facilitou o trabalho de fiscalização da Receita Federal. Depois dele, o órgão arrecadador passou a contar com uma base de dados colossal. Mais do que isso: esse programa trabalha com cruzamento de dados automatizado.

Assim, é possível comparar informações de empresas de todo o Brasil em poucos segundos. Por esse motivo, o descumprimento às regras tributárias a cada dia se torna mais perigoso, seja pela má intenção, seja pela simples displicência.

Quais são os dados do SPED contábil?

Existem inúmeros tipos de relatórios que devem ser elaborados no SPED Contábil. Além disso, todos eles devem ser abastecidos com dados que contenham datas, identificação dos participantes em cada transação comercial — com CPF ou CNPJ — e a classificação contábil de cada operação.

Nesse contexto, um exemplo de levantamento obrigatório é o balanço patrimonial. Essa pesquisa faz um retrato dos bens ligados à empresa, assim como as possíveis despesas que eles eventualmente gerem no intervalo de referência.

Mais uma imposição do SPED Contábil é a entrega da versão online do Livro Diário. Ou seja, como o próprio nome já revela, esse documento reúne as operações do cotidiano. Além disso, as organizações precisam remeter à Receita Federal o Livro Razão em formato digital. Nesse caso, o registro conta com demonstrativos analíticos sobre os dados do Livro Diário.

Também faz parte da lista de informações devidas ao Fisco a produção da DRE (Demonstração de Resultado do Exercício). Esse levantamento exibe informações valiosas sobre a performance, como nível do faturamento ou medição dos prejuízos. Esse estudo é uma radiografia das atividades financeiras em determinado período.

Quais são os prazos do SPED Contábil?

Geralmente, o limite para o SPED Contábil é 31 de maio de cada ano. No entanto, por causa da pandemia, o órgão fiscal dilatou essa tolerância para setembro em 2021.  Por esse motivo, em 2022, os empresários precisam ficar atentos aos próximos anúncios da Receita Federal sobre os prazos da ECD. Assim, os gestores conseguem evitar multas e demais penalidades.

Quais empresas precisam elaborar o documento?

Para companhias inscritas nos regimes tributários Lucro Real e Lucro Presumido, a participação no SPED Contábil é obrigatória. Por sua vez, as organizações que tributam pelo Simples Nacional  não precisam enviar o SPED Contábil. Também ficam dispensados da remessa órgãos públicos, autarquias, fundações e empresas desativadas.

Quais as diferenças entre SPED Contábil e SPED Fiscal?

O SPED Fiscal está relacionado ao pagamento de impostos em si. Por sua vez, o SPED Contábil faz referência às informações fiscais, isto é, ele serve de ferramenta para apurar tributos. Em outras palavras, o SPED Contábil controla as atividades geradoras de impostos.

Para isso, a ECD mede e qualifica as operações econômicas. Assim, as análises de demonstração contábil revelam elementos cruciais para o negócio, tais como:

• Condição patrimonial;
• Cenário financeiro;
• Obediência à legislação vigente.

Portanto, o SPED Fiscal é o sistema que viabiliza a Escrituração Fiscal Digital (EFD), substituta da antiga Escrituração Fiscal de papel. Por sua vez, o SPED Contábil é o software que roda a Escrituração Digital Contábil (EFD), processo virtual que ficou no lugar da velha Escrituração Contábil física.

Por tudo isso que acabamos de contar, você já deve ter percebido que o SPED Contábil é uma mão na roda para o andamento da contabilidade. Assim, por meio desse programa, a empresa acelera suas tarefas nesse setor. Ao mesmo tempo, a corporação consegue reduzir os erros nesses processos. Na realidade, para ficar em dia com as questões tributárias e contábeis, é necessário um conjunto de fatores.

Entre esses itens podemos citar a tecnologia, a ajuda de especialistas e a realização de rotinas diárias padronizadas. As obrigações contábeis e fiscais têm impacto direto na gestão financeira. Por esse motivo, os líderes devem prestar atenção nas novidades desses quesitos. Por falar nesse assunto, que tal começar a se aprofundar sobre o tema agora mesmo? Então leia também nosso post que revela a Importância da Escrituração Contábil Digital para os negócios!