Como a Estrutura Analítica do Projeto pode ajudar os gestores de empresas

Tornar o escopo mais legível pode ajudar e muito no desenvolvimento do projeto, já que ajuda a facilitar a compreensão do objetivo principal. Uma forma de se fazer essa definição visual é por meio da Estrutura Analítica de Projeto.

Neste artigo você irá conhecer o que é a EAP, quais os tipos existentes e os níveis. Além disso, também saberá como criá-la e quais as vantagens que trará para os gestores. Boa leitura!

O que é EAP?

A Estrutura Analítica de Projeto, ou simplesmente EAP, é uma forma de detalhar visualmente um projeto, organizando os entregáveis em níveis diferentes, ajudando a facilitar a compreensão de cada etapa e como um todo.

Essa é uma ótima ferramenta para que se possa organizar o escopo de forma hierárquica, sendo possível visualizar melhor e identificar quais as dependências para a realização dele. Ou seja, é uma forma de substituir uma lista de tarefas, por exemplo.

Tipos de Estrutura Analítica de Projeto

Existem dois tipos de Estrutura Analítica de Projeto. São eles:

• Baseada em entregáveis: É o tipo mais indicado para projetos curtos e com objetivos bem definidos. Nele, o trabalho a ser realizado é detalhado hierarquicamente. Há uma análise do escopo geral e ele é dividido nos entregáveis. Podemos citar como exemplo um relatório anual de receitas;
• Baseada em fases: Este segundo tipo determina fases de projeto, criando grupos de tarefas, estas sendo concluídas por etapas. Esse tipo de EAP é indicado para projetos mais longos, como por exemplo o aumento de clientes num determinado prazo estipulado.

Entenda os níveis da EAP

Uma Estrutura Analítica de Projetos se divide em níveis. Estes são utilizados para separar as dependências e, como cada projeto tem sua especificidade, os níveis podem variar de acordo com a necessidade.

Geralmente é dividida em 3 principais níveis, sempre com os demais níveis sendo vinculados ao objetivo principal.

• Nível superior: tarefa principal. Aqui é informado o que se quer realizar, ou seja, o objetivo do projeto;
• Segundo nível: dependências. Neste nível é determinado o que precisa ser feito para se alcançar o objetivo principal;
• Terceiro nível: subdependências. O terceiro nível de uma EAP decompõe as tarefas do segundo nível em elementos básicos, de forma mais detalhada possível, simplificando o caminho para a execução dos trabalhos.

Como criar um Estrutura Analítica de Projeto

Para ser criada sem problemas, uma Estrutura Analítica de Projetos deve conter todos os detalhes possíveis que envolvem o projeto e precisa ter os seguintes tópicos:

• Dicionário EAP: descrição detalhada de cada tarefa, com nome, entregáveis, orçamento, datas e aprovações;
• Proprietário da tarefa: facilita e muito designar quem será o responsável por uma determinada tarefa, já que isso facilitará o fluxo de comunicação entre as partes envolvidas;
• Orçamento da tarefa: Defina os limites orçamentários e monitore de perto durante o andamento, para saber se tudo está dentro do estipulado;
• Data para conclusão: é importante estipular um prazo limite e também acompanhar a realização das tarefas e subtarefas, para saber se essa data será respeitada;
• Status da tarefa: documentar a conclusão de cada dependência e subdependência ajudar a visualizar de forma mais rápida o progresso do projeto como um todo, além de facilitar a identificação de pontos de atenção para melhoria.

Vantagens da EAP para os gestores

Os gestores garantem diversas vantagens ao utilizar uma Estrutura Analítica de Projetos, como a simplificação do trabalho, tornando-o mais direto, a visualização legível dos projetos e pontos de verificação durante as etapas.

Além disso, também garante que apenas tarefas realmente necessárias sejam utilizadas. E o melhor, permite a identificação de riscos em potencial, já que simplifica a forma de visualizar o escopo de forma detalhada e como um todo.

Com a utilização da Estrutura Analítica de Projetos, um gestor garante o melhor gerenciamento, sendo a melhor forma de organizar e visualizar os escopos, facilitando o alcance do objetivo principal designado, sem a perda de tempo e dinheiro.

Gostou do texto e quer continuar aprendendo? Confira nosso artigo sobre Os 5 princípios do lean thinking.