Conciliação contábil: Conheça as etapas e aplicações do processo

O setor de contabilidade trabalha com um volume enorme de dados e estas informações são muito importantes para o pleno funcionamento da empresa, por isso, é essencial que nenhum erro passe despercebido.

Uma forma de assegurar a precisão destes números é por meio da conciliação contábil, que é um verdadeiro raio-x de comparação entre o extrato bancário e os registros do fluxo de caixa. Confira abaixo tudo sobre esse processo.

Afinal, o que é conciliação contábil?

A conciliação contábil nada mais é do que a checagem e comparação das informações contidas no extrato das contas de uma empresa com os registros internos, analisando se houve algum tipo de erro ao anotar as movimentações financeiras da instituição.

É feito um verdadeiro “check-up” nos dados de entrada e saída. Com essa verificação é possível garantir que a corporação esteja em dia com o pagamento das tributações e também que seu funcionamento não seja afetado por erros de preenchimento.

Conheça os 3 tipos existentes:

Como o próprio nome diz, a conciliação contábil é voltada ao setor de contabilidade, que é um dos mais importantes dentro de uma empresa. Confira abaixo os 3 tipos de conciliação:

• Conciliação bancária: é a checagem dos dados lançados nos registros internos com o extrato das contas em instituições financeiras que um negócio possui;
• Conciliação da folha de pagamento: neste tipo, uma análise é feita para saber se todo o pagamento da folha salarial está sendo feita de forma correta e se as informações batem com o fluxo de caixa. Aqui é checado não só as despesas com o salário dos funcionários, mas também com os impostos, tributações, etc;
• Conciliação de fornecedores e clientes: comparam-se as movimentações das receitas advindas dos clientes (ou contas a receber) e despesas com fornecedores (contas a pagar), a fim de assegurar que tudo esteja de acordo com os lançamentos internos.

Erros mais comuns encontrados no processo

Realizar uma conciliação contábil em sua empresa permite que você identifique diversas inconsistências (caso elas de fato existam), como:

• Duplicidade de lançamentos;
• Lançamento errado de valores (seja superior ou inferior ao valor real);
• Divergência de datas;
• Depósitos não identificados (às vezes o depósito pode ainda não ter compensado no banco).

Como é o processo de conciliação contábil?

Existem alguns passos importantes que devem ser seguidos para que uma conciliação contábil seja feita de forma eficaz e assertiva. Veja abaixo quais são eles:

• Ter um bom controle financeiro: É preciso que todo registro de movimentação financeira realizada seja preenchido no fluxo de caixa de forma precisa. Além disso, toda e qualquer planilha ou demonstrativo devem estar sempre atualizados;
• Listar as contas bancárias: Liste todas as contas em banco que a empresa possua e as separe por tipo, número da conta, agência, etc. Esses dados serão importantes ao conciliar as informações. Ah, uma dica importante: jamais use uma conta pessoal na empresa, pois isso pode dificultar a checagem;
• Definir o período da conciliação contábil: escolha qual o período será analisado. O ideal é que seja checado mês a mês, já que serão menos dados, o que garante a eficácia no trabalho. Porém, também pode ser feito trimestral, semestral ou anualmente, isso fica a critério da empresa;
• Comparar valores: Agora é hora de checar se as informações dos extratos bancários estão iguais às dos registros internos. Nesta etapa é onde se identificam os erros. Os valores e as datas devem ser iguais tanto no apanhado das informações do banco, quanto nos documentos de registro da empresa;
• Corrigir informações errôneas: Caso seja identificada alguma inconsistência durante a comparação, é preciso corrigi-la. Analise bem e localize a origem do erro. Caso tenha sido na própria instituição, oriente os funcionários a preencher da forma correta. Caso seja uma falha externa, entre em contato com o banco (em caso de atrasos de depósitos, juros diferentes, etc) ou com o cliente (nos casos de pagamentos não localizados);
• Enviar a conciliação à contabilidade: Documente toda a comparação feita e, ao término, entregue ao setor de contabilidade, a fim de futuras checagens e validação das informações, o que pode ajudar a evitar problemas judiciais e fiscais.

Por mínimo que seja, um simples erro pode causar um efeito bola de neve dentro de uma empresa, por isso é tão importante que a conciliação contábil seja realizada não somente uma vez, mas de forma periódica. Assim você garantirá que a saúde financeira da sua instituição esteja sempre em dia.

Se você está procurando soluções para o setor de contabilidade do seu negócio ou apenas está em busca de aprender mais sobre o mundo corporativo, não deixe de ler nosso artigo sobre Contas a pagar e a receber.