Minha empresa está preparada para auditoria interna e externa?

Uma empresa preparada para a auditoria interna e externa requer que os seus profissionais estejam dispostos e disponíveis para atender os auditores. Afinal, os especialistas vão questionar sobre responsabilidades e transações.  Nesse cenário, é preciso que sistemas e pessoas estejam maduros para agir com transparência. Isso é muito importante no processo, principalmente ao falar de fatos que impactam diretamente nas demonstrações financeiras. Neste artigo, vamos abordar dois pontos importantes:

• Organização: estar preparada exige da empresa muito mais do que disponibilizar uma sala e separar documentos. Na verdade, é necessário que a companhia internalize isso como natural, como parte do dia a dia ao longo do ano;
• Cultura de controles internos: com o desenvolvimento de uma cultura de controles, a organização terá um entendimento melhor do impacto da auditoria em cada departamento e atividade. Esses controles devem estar alinhados nos diferentes departamentos. Além disso, tais mecanismos de supervisão precisam ser conhecidos por todos os profissionais. Mais do que ter familiaridade com os controles internos, é essencial praticá-los e revisá-los no cotidiano. Ou seja, deve haver controle financeiro, administrativo, produtivo, de vendas etc.

Cultura de controles internos

Um bom ambiente de “Controles Internos” demanda que cada departamento tenha suas responsabilidades e processos bem definidos. Porém, para isso, as pessoas devem ser treinadas a executar suas tarefas de forma a mitigar riscos. Assim, qualquer atitude sempre levará em conta as consequências dos erros para os números da empresa. Porém, existe ainda o o benefício de se fortalecer para situações adversas inevitáveis. Ou seja, fica mais fácil fazer a gestão de crise e superar os desafios.

Uma cultura de “Controles Internos” começa pelos administradores (o que chamamos em inglês de “Tone at the Top”, que significa “O tom – ou, o exemplo – vem de cima”). Nesse contexto, a administração tem de fornecer o tom e trazer para sua organização uma cultura ética e de “Controles Internos”.

Implementação na prática

A auditoria interna e externa melhora os processos da organização e, ao mesmo tempo, amplifica a sua credibilidade junto a clientes, fornecedores, concorrentes e sociedade como um todo. Afinal, a auditoria permite obter certificações renomadas e ainda é um sinal positivo de que a companhia preza pela transparência das operações. No entanto, dizemos que auditar é também uma maneira de analisar a qualidade dos processos e de identificar os riscos. Assim, a partir dessas avaliações, é possível criar formas de amenizar as ameaças ao negócio.

Isso posto, é fundamental formar um Departamento de Auditoria Interna e um comitê de Auditoria para interagir diretamente com à alta administração. Mas tanto o departamento como o comitê vão transitar por todos os níveis hierárquicos da companhia. Afinal, é necessário testar os controles no dia a dia. Além disso, é importante que os auditores externos tenham liberdade e independência. Esses quesitos são obrigatórios para a manutenção de um ambiente de ética. Aliás, a independência dos consultores é um dos princípios da auditoria.

Desse modo, ainda que nem todas as empresas sejam obrigadas a passar por essas averiguações, se a maioria escolhesse fazê-lo, isso contribuiria para que a “Cultura de Controles Internos” e a “Ética” ganhassem força. Assim, como consequência, as empresas estariam sempre dentro das melhores práticas e preparadas para procedimentos desse tipo. Dessa forma, no frigir dos ovos, as organizações utilizariam a auditoria para enraizar a “Cultura de Controles Internos”. Tal atitude facilitaria o entendimento da “Cultura Ética”.

Diferenças entre auditoria interna e externa

Quando falamos de auditoria interna e externa, muitos empresários têm dúvidas sobre suas diferenças e aplicações. Por isso, preparamos um resumo a seguir que explica as peculiaridades de cada uma delas, de acordo com os principais aspectos envolvidos. Confira:

Periodicidade

A auditoria externa ocorre em intervalos previamente escolhidos. Ou seja, ela pode incidir sobre um bimestre, um trimestre, um semestre e assim por diante. Desse modo, esse tipo de análise tem começo, meio e fim. Por sua vez, a auditoria interna acontece de modo constante. Nesse caso, os intervalos são estabelecidos mais para efeito de planejamento, geralmente anuais.

Objetivos

A auditoria externa é executada com fins externos, como já diz o próprio nome: conquistar a confiança de investidores, por exemplo. Mas pode ser também para tomar crédito em bancos. Por outro lado, a auditoria interna tem como meta mensurar os riscos para refinar a gestão com dados financeiros, operacionais e contábeis.

Obrigatoriedade

Em algumas situações, a auditoria externa é obrigatória. Esse é o caso de empresas com capital aberto, de grande porte e que sejam fiscalizadas por órgãos reguladores, como a ANS (Agência Nacional de Saúde). Já a auditoria interna é uma escolha do próprio negócio com a meta de aprimorar os processos domésticos.

Auditores

Na auditoria externa, os auditores não ficam subordinados à diretoria da empresa contratante. Além disso, os relatórios produzidos não são entregues somente à gestão, mas também são encaminhados a terceiros, como os partners de interesse da companhia. Já na auditoria interna, o especialista em auditagem se remete à administração da companhia, podendo pertencer ou não ao quadro de funcionários.

Portanto, falar em auditoria interna e externa pode ser a chave para as empresas entenderem os impactos cotidianos sobre seus próprios números e fenômenos. Nesse contexto, a PGBR oferece mais de 60 anos de expertise no tema. Dessa forma, podemos auxiliar sua empresa a entender o que falta para abrir as portas para a auditagem. Além disso, pavimentamos o terreno para que seu negócio fique sempre pronto para passar por esses pentes finos.

Artigo de Jacqueline Rodrigues, sócia Diretora de Desenvolvimento e Novos Mercados da PGBR

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